Sempre più dalla pandemia, ci siamo abituati ad utilizzare la videochiamata e a realizzare la formazione a distanza praticamente in ogni settore professionale, tanto che possiamo tranquillamente dire che, nel mondo del lavoro, l’uso delle tecnologie nel lavoro e in particolare la videoconferenza ormai è diventata un appuntamento quotidiano nelle nostre attività.

Anche se si potrebbe pensare che le nostre prestazioni professionali da remoto siano dovute allo sviluppo di una maggiore competenza tecnica, legata all’utilizzo di uno strumento informatico, in realtà, ci rendiamo conto che “l’homo tecnologicus” impara in fretta e che si riducono le differenze di performance legate al diverso livello di confidenza con la tecnologia, soprattutto grazie alle innovazioni sempre più raffinate.

Il valore aggiunto che produciamo al lavoro starà sempre di meno nel sapere usare la “macchina” e sempre di più nel valorizzare al meglio la parte più umana delle nostre competenze. Quanto più la rivoluzione digitale condiziona e imbriglia il nostro istinto relazionale, la nostra creatività, la nostra intraprendenza, tanto più il nostro talento e la nostra intelligenza sono chiamati ad un sovrappiù di cura e di allenamento. Costruire e sviluppare, da remoto, relazioni significative e produttive con altri esseri umani costituisce una splendida opportunità per mettere alla prova le nostre soft skills.

Per comunicare a distanza in maniera efficace occorre sviluppare e migliorare in particolare 3 competenze:

L’empatia.
La sfida dell’empatia nella comunicazione a distanza, paradossalmente, cresce di intensità: dentro uno schermo infatti vediamo il viso di una persona immersa in un ambiente che non conosciamo e che non ci è familiare, come lo sarebbe per esempio, la sala riunioni del nostro ufficio e non è facile cogliere i mille segnali fisici con cui chi ci ascolta trasmette le proprie emozioni. Nonostante ciò, nel mondo delle videoconferenze resta decisiva la nostra capacità di tenere conto degli altri, di intercettare le loro reazioni emotive a ciò che accade e a ciò che viene detto.

Nella comunicazione online, purtroppo i segnali non verbali sono molto limitati e quelli para-verbali (il nostro modo di dire ciò che diciamo) sono anche essi molto limitati. Per ciò, negli incontri a distanza, è importante riuscire a captare con la coda dell’occhio o dell’orecchio le reali intenzioni e i reali punti di vista di chi sta parlando con noi, al di là delle parole, ci consente di poter intervenire e cambiare l’orientamento di qualsiasi riunione o colloquio a distanza. Si può dire che un buon modo per gestire gli imprevisti nella comunicazione a distanza sia quello di incrementare le nostre capacità di osservazione e il nostro livello di sensibilità nei confronti degli esseri umani che popolano i riquadri del nostro schermo.

Chi è empatico nella vita reale lo è anche nel corso di una videoconferenza, ma a distanza, le dosi richieste di intelligenza emotiva aumentano, perché il contesto impoverisce l’intensità dei segnali. La componente dell’intelligenza emotiva deve essere coltivata nella nostra vita offline, per poi essere utilizzata anche dietro a uno schermo. Il paradosso quindi è che per essere bravi nelle relazioni professionali online, bisogna trascorrere molto tempo di qualità offline.

La leadership.
Per qualsiasi formula di “comunicazione a distanza” che si utilizzi, che sia un colloquio one to one o una riunione con venti persone collegate, occorre far emergere la nostra personalità, far sentire concretamente la nostra presenza a chi ci ascolta. L’esercizio della leadership diventa un aspetto fondamentale dell’efficacia comunicativa. In una sala riunione, realizzando un incontro in presenza ci si rende conto guardandosi negli occhi di come andranno le cose, chi prenderà la parola, chi interverrà nei momenti decisivi.

In situazioni di incontri a distanza al contrario attirare l’attenzione dei presenti, interpellare gli interlocutori giusti nel momento giusto, dettare i tempi e l’agenda, riconoscere e prevenire i conflitti diventa più difficile. I leader naturali istintivamente si ritrovano ad assumere l’iniziativa e a farsi seguire nei momenti che contano; ma coloro che invece non sono leader naturali si esprimono meglio quando le loro iniziative sono previste e richieste, non spontanee. Quindi, soprattutto per loro, gli incontri a distanza richiedono una preparazione maggiore e più dettagliata in moda da lasciare un minimo spazio all’improvvisazione. In questo modo si accorciano le distanze tra leader naturali e leader non naturali.

La creatività.
Si potrebbe affermare che in sostanza una videoconferenza, nel 95% dei casi, non è altro che una telefonata arricchita dalle immagini dei protagonisti. Ma occorre sottolineare che in questo periodo particolare, abbiamo l’impressione che la tecnologia ci consenta di fare molto di più rispetto ai nostri bisogni. Per fare un esempio potremmo dire che alcune piattaforme sono come delle Ferrari iper-accessoriate che vengono proposte a chi ha l’esigenza di un’auto per fare la spesa una volta alla settimana.

E qui nasce la sfida per la nostra creatività. I servizi di videoconferenze ci sollecitano con applicazioni e funzionalità utili e avanzatissime, quindi dobbiamo chiederci: che cosa posso fare perché questa riunione non sia la stessa riunione di sempre, con la sola differenza che siamo in stanze diverse invece che nella stessa stanza? che cosa posso fare perché non sia la solita chiacchierata al telefono, con la semplice aggiunta delle immagini?

Qui sta la creatività di ciascuno di noi: farci le domande giuste per innescare un processo innovativo e trasformare la videoconferenza da “piano b”, “soluzione di ripiego”, “imitazione con limitazioni” a un evento che produce valore aggiunto rispetto all’originale.

In questa prospettiva, l’utilizzo quotidiano delle piattaforme di comunicazione a distanza rappresenta per ciascuno di noi una splendida opportunità di sperimentare e rivedere criticamente ciò che non funzionava nei nostri rituali comunicativi tradizionali. Tutto può e deve essere rimesso in discussione: tempi, procedure, regole d’ingaggio e di comportamento. La creatività emerge quindi come soft skill fondamentale nella comunicazione da remoto.

In questa prospettiva occorre ricordare che la creatività nasce da un “ecosistema” che non censura, che non ridicolizza novità e sperimentazioni, che incoraggia la “rottura delle abitudini” e la sperimentazione.

Lorenzo Cavalieri
Coach e consulente di formazione manageriale