Il valore delle riunioni in presenza nell’epoca del lavoro da remoto

Sembra un paradosso, ma nel momento storico in si afferma il lavoro da remoto aumenta enormemente il valore delle riunioni professionali in presenza.

Un’affermazione, questa, che potrebbe sembrare in pieno contrasto con le attuali tendenze che caratterizzano la nostra vita professionale e personale. Quanti di noi hanno notato come, con l’affermazione delle piattaforme di video call, sia molto più difficile ottenere un incontro dal vivo con clienti e colleghi? O semplicemente come noi stessi in primis siamo ormai più restii ad uscire da casa per recarci ad una riunione in presenza ufficio: “perché non possiamo farla in video ed evitare di perdere tempo?”.

Mandare un’email è meno impegnativo di fare una telefonata; vedersi su Zoom è meno faticoso di incontrarsi fisicamente nella sede di lavoro. Si tratta di una tendenza, che a dire la verità, era già presente. Mi riferisco in particolare alla comune attitudine a preferire forme di comunicazione asincrona su quella sincrona (ne parlo meglio in questo articolo).

Il tempo, come sappiamo, è per definizione una risorsa scarsa e costosa. Ecco perché le organizzazioni e le aziende spingono per portare il dialogo non strategico verso i canali con la più bassa intensità relazionale: dall’incontro al telefono, dal telefono alla mail o alla chat. Mi riferisco a qualcosa che è sicuramente capitato a molti. Se abbiamo un problema, immediato da risolvere, dobbiamo tentare di comunicare con un’assistente virtuale che ci chiede di ripetere parole e frasi. Una dinamica, a dire la verità, spesso frustrante: con questo sistema capita spesso di impiegare ore per risolvere un problema che una conversazione umana avrebbe risolto in un minuto.

A ben vedere, possiamo individuare questo meccanismo anche nella nostra vita quotidiana: si è molto più disposti a un incontro dal vivo con chi pensiamo conti molto per noi. A chi “conta meno”, magari proporremo una telefonata, o addirittura una email preparatoria per non perdere tempo in inutili chiacchiere.

La rivoluzione culturale imposta dal Covid ha portato alla definitiva affermazione delle piattaforme per il lavoro da remoto. È indubbio come questi strumenti ci abbiano fatto realizzare come sia possibile risparmiare il proprio tempo – ottenendo comunque i nostri risultati – con gli incontri virtuali. Addio riunioni in presenza, spostamenti, traffico, imprevisti, convenevoli e attese: il tempo sembra essere messo a frutto per andare direttamente al “sodo”.

Le restrizioni alla mobilità sono oramai terminate. Quali strumenti adotteremo, o stiamo adottando, ora che possiamo scegliere?
La tendenza che possiamo osservare al momento è chiara: siamo diventati più gelosi del nostro tempo. Sembra, in qualche modo, che una riunione in presenza debba essere supportata da una seria necessità o esigenza: altrimenti perché non fare semplicemente una videochiamata?

Nonostante le comodità, il valore di un incontro dal vivo non potrà mai essere pienamente sostituito da una video call. Vediamo allora quali strategie dovremo mettere in campo per convincere il nostro interlocutore della necessità di un incontro o una riunione in presenza.

1) Dovremo sforzarci per far comprendere il valore dell’incontro dal vivo

Sì, dovremo cominciare a “vendere” l’importanza di una riunione dal vivo con noi. Dovremo spiegarne il valore aggiunto, farne sentire il bisogno a persone sempre più inclini ad evitare stress e spostamenti. E dovremo farlo non solo con le persone che non conosciamo, ma soprattutto con coloro con cui, fino a due anni fa, era scontato l’incontro in presenza. Non potremo, in altre parole, dare per certo l’interesse altrui. Ecco perché dovremo sedurre il nostro interlocutore, promettendo valore e benefici dal nostro incontro dal vivo che non potrebbero esserci in video o in chiamata.

2) Dovremo mettere in campo strategie di riconquista ed escalation

Innanzitutto, dovremo accettare che sempre più frequentemente la nostra richiesta di incontro dal vivo sarà rifiutata, e pertanto dovremo mettere in campo nuove strategie di riconquista ed escalation. Non possiamo pretendere di essere in cima alle priorità di tutti: per questo dovremo avere pazienza, mettendo in pratica i nostri migliori sforzi per catturare l’attenzione altrui. Per ottenere la loro attenzione dal vivo, avremo peraltro bisogno di padroneggiare proprio gli strumenti della comunicazione scritta e verbale.

In poche parole, si partirà da un canale di comunicazione meno diretto e si dovrà costruire un percorso di avvicinamento che mi dovrà portare all’incontro in presenza. Finora lo facevano soprattutto le figure commerciali; nel mondo del lavoro da remoto tutti saremo chiamati a questa scalata.

3) I nostri incontri dal vivo dovranno essere all’altezza del valore promesso

Ottenuto l’incontro dal vivo, dovremo mostrare al nostro interlocutore il valore aggiunto che avevamo promesso. Dovremo imparare ed essere ancora più efficaci, preparando minuziosamente il contenuto dell’incontro. Tempi, contenuti, proposte e obiezioni, ma non solo: dovremo essere in grado di controllare anche la parte più informale, lo small talk.

Attenzione: con questo non si vuole dire che perderemo l’umanità dei nostri dialoghi. Di certo dovremo ancora saper improvvisare, comprendendo le necessità di chi abbiamo di fronte. L’intuizione e l’empatia rimangono due caratteristiche fondamentali per poter raggiungere con successo i nostri obiettivi professionali e personali. Ne avevo già parlato in questo articolo. Anzi, queste doti saranno ancora più necessarie perché grazie a queste potremo capire quando accelerare la chiusura di un incontro, quando non sarà il caso di toccare un certo argomento, quando ci potremo permettere una battuta in più.

Possiamo anche far finta che nulla sia cambiato, che la tecnologia e la pressione dei risultati non esistano, che raccogliere un invito a vedersi rimanga unicamente un fatto di educazione e civiltà. Tuttavia resta il fatto che le dinamiche sociali siano fortemente cambiate, che ognuno di noi abbia rivalutato le proprie concezioni di tempo e spazio e che non potremo tornare come prima. Consapevoli di queste dinamiche, dovremo rafforzare i nostri sforzi per ottenere l’attenzione altrui, nella certezza le riunioni in presenza può portare a risultati importanti, non facilmente replicabili online.

Contributo di Lorenzo Cavalieri,

Managing director della società di formazione e consulenza Sparring