Gestire e conservare i Documenti Digitali: cosa e come cambia dal 1° gennaio 2022

La pubblicazione delle nuove Linee Guida AgID
AgID ha reso pubbliche le tanto attese Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Il testo dovrebbe divenire pienamente operativo da gennaio 2022 e per tale data dovranno essere adottate da tutte le PA italiane e dai soggetti privati che trattano documenti informatici.
Non senza qualche grattacapo, finalmente l’Italia si dota di un corpus unico di regole sul documento informatico in sostituzione dell’apparato dei tre DPCM valido da quasi un decennio (ossia il DPCM 13 novembre 2014 per la formazione del documento informatico e i DPCM del 3 dicembre 2013 relativi rispettivamente alla gestione del documento e protocollo e ai sistemi di conservazione)

Le più rilevanti novità per la conservazione
In tema di conservazione, le Linee guida di AgID intervengono aggiornando, migliorando e chiarendo numerosi aspetti della gestione documentale e della conservazione sia per le PA italiane che per i privati. Viene innanzitutto confermata la natura del sistema di conservazione quale insieme di regole, procedure e tecnologie strutturate in modo tale da garantire le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità ai documenti informatici singoli o organizzati all’interno di fascicoli, serie o interi archivi.
Si ribadisce, quindi, che il sistema di conservazione non deve limitarsi a conservare documenti singoli, ma ove utile e/o necessario, deve provvedere a conservare anche aggregazioni documentali unitamente ai loro metadati e ai loro vincoli archivistici (eventualmente espressi negli stessi metadati o anche nell’indice dei pacchetti di archiviazione). Interessante, soprattutto per i non rari casi di migrazione ad altro conservatore, il riferimento non più solo ai fascicoli (correttamente integrato con le serie documentali), ma anche ad interi archivi.

Il processo di conservazione e l’introduzione del sigillo elettronico
Le Linee Guida descrivono un processo di conservazione sostanzialmente identico a quello previsto dall’art. 9 del DPCM 3 dicembre 2013 e, quindi, ancora aderente a quanto previsto dallo standard ISO 14721- OAIS. Restando in tema di standard, appare come una parziale novità il richiamo diretto allo standard Uni 11386 -SinCRO, pur se nella sua versione non aggiornata.
Altra interessante novità è l’introduzione della possibilità di utilizzare il sigillo elettronico in luogo della firma sui pacchetti di archiviazione.
Sempre nell’ottica di chiarire i rapporti tra Titolare dell’oggetto da conservare e conservatore esterno, viene richiesto alle parti di concordare le modalità di realizzazione del servizio di conservazione e riportarne la fedele descrizione sia nel Manuale della conservazione sia nel manuale del conservatore.

I ruoli della conservazione e il responsabile della conservazione
Anche per quanto riguarda i ruoli individuati nel processo di conservazione non cambia realmente nulla, ma viene fatta finalmente chiarezza nei ruoli e nei rapporti tra Titolare dell’oggetto della conservazione, Responsabile della conservazione e conservatore nei casi di affidamento all’esterno della conservazione.
Viene, inoltre, ribadito che per le PA il Responsabile della conservazione debba essere interno (è un ruolo previsto dall’organigramma del Titolare dell’oggetto di conservazione) anche nel caso di affidamento della conservazione all’esterno, mentre per i privati viene riconosciuta esplicitamente la possibilità di individuare un Responsabile della conservazione esterno, a patto che possegga idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche e purché sia terzo rispetto al Conservatore al fine di garantire la funzione di verifica del Titolare dell’oggetto di conservazione rispetto al sistema di conservazione. Pur esternalizzando le attività proprie della conservazione, il Titolare del patrimonio documentale da conservare resta comunque “responsabile” per la cosiddetta culpa in eligendo e culpa in vigilando.
Viene inoltre correttamente ricordato che la responsabilità giuridica generale sui processi di conservazione, non essendo delegabile, rimane in capo al Responsabile della conservazione.
È per questo che il nominativo ed i riferimenti di quest’ultimo devono essere indicati nelle specifiche del contratto o della convenzione di servizio con il conservatore nel quale sono anche riportate le attività affidate al Responsabile del servizio di conservazione.

Il manuale della conservazione
Il manuale della conservazione resta un documento obbligatorio da redigere sotto forma di documento informatico. Il suo contenuto minimo appare pressoché invariato rispetto all’art. 8 del DPCM 3 dicembre 2013, ma si chiariscono alcuni passaggi formali spesso disattesi dalle PA. Si stabilisce (ma sarebbe più corretto dire “si ricorda”) alle PA che il Manuale va adottato con provvedimento formale e pubblicato sul proprio sito istituzionale. La pubblicazione è realizzata in una parte chiaramente identificabile dell’area “Amministrazione trasparente” prevista dall’art. 9 del d.lgs. 33/2013.
Viene anche utilmente specificato che in caso di affidamento del servizio di conservazione a un fornitore esterno (conservatore), le Pubbliche Amministrazioni possono descrivere nel proprio manuale anche le specifiche attività del processo affidate al conservatore, in conformità con il contenuto del manuale predisposto da quest’ultimo, o rinviare, per le parti di competenza, al manuale del conservatore esterno.

Commento a cura di Studio Legale Lisi